Im Aufgabenmodul findest du alle Meldungen rund um dein Projekt.
👀 Wer sieht was? #
- WhatsApp Nutzer: sehen nur eigene Aufgaben oder solche, bei denen sie hinzugefügt wurden oder per WhatsApp eingereicht wurden.
- Valoon Nutzer: sehen alle Aufgaben im Projekt – auch solche, bei denen sie nicht direkt beteiligt sind. Das sorgt für mehr Transparenz und Überblick.
🛠️ Wer kann Aufgaben erstellen? #
Sowohl Valoon Nutzer als auch WhatsApp Nutzer können Aufgaben erstellen – direkt vor Ort oder aus dem Büro.
Valoon Nutzer können zusätzlich Meldungen an Arbeiter auf der Baustelle schicken – schnell und unkompliziert über das Modul.
🎫 Wie erstelle ich Aufgaben? #
Das geht ganz einfach, lass uns doch einmal gemeinsam durchklicken:
Die zusätzlichen Informationen in der Aufgabe noch einmal kurz für dich erklärt:
- Status: Wird beim Erstellen auf „Offen“ gesetzt. Du kannst ihn direkt ändern – z. B. auf „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“, wenn die Aufgabe nur zur Doku dient.
- Priorität: Zeigt, wie dringend die Aufgabe ist. Besonders hilfreich, wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen.
- Start- & Fälligkeitsdatum: Das Startdatum dient zur späteren Nachverfolgung. Das Fälligkeitsdatum löst automatische Erinnerungen aus – auch für WhatsApp Nutzer.
- Beteiligte: Wähle hier zuständige Personen (Valoon oder WhatsApp Nutzer). Sie erhalten Zugriff & Benachrichtigungen. Beteiligte können jederzeit geändert werden.
- Kategorien: Ordne Aufgaben bestimmten Themen zu – z. B. Sicherheit, Material oder Personal. (Mehr dazu im Bereich „Kategorien“.)
- Anhänge: Du kannst alle gängigen Dateiformate anhängen – z. B.: Fotos, PDFs, Videos, Word-Dokumente, Excel-Dateien, etc. WhatsApp Nutzer können diese Dateien ansehen und auch selbst weitere Dokumente hochladen, falls nötig.
✏️ Wie bearbeite ich Aufgaben? #
Aufgaben lassen sich jederzeit nachträglich anpassen – egal ob du sie selbst erstellt hast oder sie von einem WhatsApp Nutzer eingereicht wurden.
Du kannst Inhalte wie Titel, Beschreibung, Fristen, Beteiligte oder Anhänge problemlos ändern – ohne eine neue Aufgabe erstellen zu müssen. Das macht es einfach, Fehler zu korrigieren oder neue Infos hinzuzufügen – schnell und flexibel.
⚠️ Wichtig: Änderungen lösen keine Benachrichtigung aus
Wenn du eine Aufgabe bearbeitest – z. B. Titel, Beschreibung, Fälligkeit oder Priorität änderst –
➤ erhalten die Beteiligten keine automatische Benachrichtigung.
Das heißt:
Die Info kommt nur an, wenn du sie aktiv kommunizierst. 👉 Nutze dafür unbedingt den Chat in der Aufgabe, wenn du möchtest, dass jemand auf eine Änderung reagiert oder darüber Bescheid weiß.
💬 Wie funktioniert der Chat? #
In der Aufgabe gibt’s einen eigenen Chat – du kannst direkt mit Beteiligten schreiben, ohne WhatsApp extra zu öffnen.
Warum das hilfreich ist:
- Rückfragen & Infos bleiben in der Aufgabe und für alle nachvollziehbar.
- WhatsApp-Nutzer erhalten deine Nachricht direkt per WhatsApp – und können einfach antworten.
- So bleibt alles strukturiert, ohne Medienbrüche oder Kontextverlust.
💡 Tipp:
Wenn du willst, dass etwas gesehen oder schnell bearbeitet wird: Schreib über den Aufgaben-Chat – nur dann wird eine Benachrichtigung verschickt.
📤 Wie exportiere ich Aufgaben? #
🗂️ Was sind Aufgaben-Kategorien? #
Kategorien helfen dir, Aufgaben klar zu strukturieren – für mehr Überblick, bessere Filter und eine saubere Kanban-Ansicht.
Das Beste:
- Du kannst eigene Kategorien erstellen – ganz nach deinem Bedarf.
- Auch Messenger-Nutzer können beim Melden direkt eine passende Kategorie auswählen (wenn das Formular angepasst wurde). So landet alles schon vorsortiert bei dir.
Vorteile auf einen Blick:
- Schneller filtern & finden
- Mehr Übersicht – besonders bei großen Projekten
- Klare visuelle Sortierung in der Kanban-Ansicht
So geht’s:
Kategorien lassen sich direkt beim Erstellen einer Aufgabe auswählen – oder später hinzufügen.
Dank unserer Shortcuts hast du auch direkt die Möglichkeit im Aufgabe selbst Kategorien hinzuzufügen oder zu bearbeiten:
🔄 Wie kann ich die Aufgabenansicht wechseln? #
Hier werden auch nochmal die Kategorien interessant:
Im Aufgabenmodul stehen dir drei Ansichten zur Verfügung, mit denen du Aufgaben noch strukturierter bearbeiten kannst.
- 📋 Listenansicht: Alle Aufgaben werden untereinander dargestellt – ideal, um die Chronologie im Blick zu behalten.
- 🧱 Rasteransicht: Jedes Aufgabe wird als kompaktes Kärtchen angezeigt. Infos wie Priorität, Beteiligte oder Fälligkeit sind hier besonders schnell erkennbar.
- 📊 Kanban-Ansicht: Die Aufgaben werden in Spalten sortiert – standardmäßig nach Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt). Du kannst die Ansicht aber auch nach Kategorien umstellen, um deine individuelle Struktur abzubilden. Ein echtes Power-Feature, besonders bei komplexen Projekten 💪
📤 Kann ich Aufgaben verschieben? #
Na klar, das geht ganz einfach!
- Wähle das gewünschte Aufgabe aus.
- Klicke auf das Menü-Icon (drei Striche) links neben der Aufgabe.
- Wähle „Verschieben“ aus dem Dropdown-Menü.
- Wähle das Zielprojekt, in das die Aufgabe verschoben werden soll.
🔍 Wie suche und filter ich Aufgaben? #
🔍 Suchen:
Nutze die Lupe in der Menüleiste, um gezielt nach Aufgaben zu suchen – z. B. nach Begriffen wie „Dach“. Die Suche durchforstet alle Titel und zeigt passende Ergebnisse.
🧩 Filtern:
Blende Aufgaben gezielt ein – z. B. nach Status, Priorität, Kategorie oder Beteiligten.
Tipp: Du kannst mehrere Filter kombinieren (z. B. Offen + Kritisch), um genau das zu sehen, was zählt.
🧱 Spalten anpassen:
Weniger ist mehr: Mit dem Button „Spalten verwalten“ (unten links) bestimmst du, welche Infos in der Aufgabenliste sichtbar sind – und blendest Unnötiges einfach aus.
✍️ Wie kann ich das Meldungsformular anpassen? #
Wie du weißt, können auch Messenger-Nutzer Aufgaben erstellen – mit einer Ansicht, die stark der Valoon-Version ähnelt.
Auch hier gilt: Nur der Titel ist verpflichtend, Beschreibung und Bilder sind optional.
Der Unterschied:
Die allgemeinen Aufgabeninfos wie Status, Priorität oder Fälligkeit sind für Messenger-Nutzer nicht sichtbar und nicht bearbeitbar.
Das spart Zeit – sie können sich ganz auf das Wesentliche konzentrieren: die eigentliche Meldung.
Aber: In manchen Fällen sind weitere Informationen hilfreich oder sogar notwendig.
Und genau dafür kannst du das Meldungsformular individuell anpassen – je nach Projekt, Bedarf oder Situation.
Richtig praktisch, oder?
Klicken wir uns doch einmal gemeinsam durch: