⚙️ Wie verwalte ich Projekte? #
In der Projektverwaltung findest du alle Rahmendaten deines Projektes. Wir können gerne einmal gemeinsam reinschauen:
Hier nochmal kurz für dich zusammengefasst:
- 👤Mitglieder: Mitglieder hinzufügen oder entfernen? Geht ganz einfach in der Projektverwaltung.
- 👥 Gruppen: Keine Lust, immer wieder dieselben Personen manuell zum Ticket hinzuzufügen?
- Erstelle Gruppen – und füge sie mit nur einem Klick hinzu!
- 🏷️ Kategorien: Oft unterschätzt – dabei super hilfreich!
- Lege eigene Kategorien an, die zu deinem Projekt passen.
- 📄 Dokumentenarten: Diese kannst du für jedes Projekt individuell anpassen.
- Sie bestimmen, welche Dokumententypen WhatsApp-Nutzer beim Scannen auswählen können.
- 📝 Meldungsformular: Das Thema ist etwas umfangreicher – wir sind gerade dabei den Artikel zu verfassen – leider musst du dich noch etwas gedulden.
- Dein Valoon-Ansprechpartner erklärt dir das Ganze jedoch gerne jederzeit.
📁 Wie archiviere und lösche ich Projekte? #
🔄 Wie wechsle ich zwischen Projekten? (Multiprojektansicht und Projektansicht) #
Die Multiprojektansicht zeigt dir alle deine Projekte auf einen Blick – inklusive Zugriff auf Tickets und Fotos. So siehst du direkt, was wo gerade passiert.
🔎 Für Details lohnt sich der Blick ins jeweilige Projekt:
Dort findest du ausschließlich die Inhalte, die zu diesem Projekt gehören – alles andere wird automatisch ausgeblendet, damit du dich voll auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
➕ Wie lade ich Nutzer in mein Projekt ein? #
Bevor du neue Nutzer per Klick zu weiteren Projekten hinzufügen kannst, müssen sie sich zuerst einmal eigenständig in einem Projekt registrieren – per Einladungslink oder QR-Code.
📌 Wichtig: Jeder Einladungslink und QR-Code ist projektbezogen – achte also darauf, den richtigen Link zu verschicken!
💡 Nicht vergessen: Neue Nutzer müssen von dir bestätigt werden, bevor sie Zugriff auf das Projekt erhalten und Meldungen senden können.
Denk dran: Sind Nutzer bereits in einem Projekt registriert und haben sich einmal über den Voo-Bot angemeldet, kannst du sie ganz einfach in weitere Projekte hinzufügen oder auch wieder entfernen – ganz ohne zusätzlichen Anmeldeprozess.
Schau doch einmal hier vorbei, wenn du mehr über Kontakte & Co erfahren möchtest!
👥 Was sind Kontakte & Gruppen? #
Im Kontakt-Modul findest du alle Personen, die einem Projekt zugeordnet sind – übersichtlich aufgelistet an einem Ort.
So siehst du auf einen Blick, wer Teil des Projekts ist, welchen Zugriff die Person hat und über welche Kanäle sie erreichbar ist.
Egal ob Valoon-Nutzer oder WhatsApp-Kontakt – hier behältst du ganz einfach den Überblick über alle Beteiligten.
🪪 Was sind Kontaktkarten? #
Mit Kontaktkarten behältst du auch bei externen Ansprechpartnern den Überblick – egal ob Nachunternehmer, Lieferant oder Projektbeteiligte ohne WhatsApp-Zugang.
Du kannst sie ganz einfach in Valoon hinterlegen – inklusive Name, Firma, Rolle und Kontaktdaten. So hast du alle wichtigen Infos gebündelt an einem Ort.
Und das Beste: Diese Kontaktkarten lassen sich später auch in Zeiteinträgen oder Tickets verwenden – ideal für die Dokumentation oder Abstimmung mit externen Partnern.
Kurz gesagt: eine zentrale, praktische Lösung für alle, die Teil des Projekts sind – aber nicht direkt über Valoon oder WhatsApp kommunizieren.
Denk aber dran: Diese Kontakte sind keine aktiven WhatsApp-Nutzer – sie können nicht auf Nachrichten antworten und erhalten auch keine Benachrichtigungen.
Die Kontaktkarte dient also vor allem der internen Übersicht und Zuordnung.
Anlegen kannst du diese ganz einfach unter dem Modul “Kontakte” mit dem passenden “Kontaktkarte erstellen” Knopf oben rechts (zwischen „Kontakte exportieren“ und “WhatsApp Nutzer einladen”).
Alternativ kannst du die Projektverwaltung öffnen und im Reiter links “Mitglieder” auswählen. Auch hier hast du oben einen Knopf “Kontaktkarte erstellen”.
👨👩👧👦 Was sind Gruppen und wie lege ich sie an? #
Gruppen helfen dir dabei, mehrere Personen – egal ob Valoon- oder Messenger-Nutzer – unter einem gemeinsamen Namen zusammenzufassen.
Gerade bei größeren Projekten sparst du so richtig Zeit: Statt jeden einzeln einem Ticket zuzuweisen, fügst du einfach die passende Gruppe hinzu – mit nur einem Klick.
Das sorgt für mehr Übersicht, weniger Aufwand und eine noch reibungslosere Zusammenarbeit.
✏️ Kann ich Kontakte bearbeiten? #
Nein, das geht nicht. Du kannst natürlich dein eigenes Profil bearbeiten – aber nicht die Profile anderer Nutzer.
Messenger-Nutzer haben zusätzlich die Möglichkeit, ihre eigenen Kontaktdaten direkt über WhatsApp zu aktualisieren – ganz automatisch.
👤 Wie passe ich mein Profil an? #
Du kannst deine Profildaten – also Name, Profilbild, E-Mail-Adresse und Telefonnummer – jederzeit selbst anpassen.
So geht’s Schritt für Schritt: #
1. Klicke auf dein Profil #
Du findest dein Profil oben rechts – es ist der Kreis mit deinen Initialen oder deinem Profilbild.
2. Klicke auf dein Konto verwalten #
Nach dem Klick öffnet sich ein kleines Menü.
Klicke dort entweder direkt auf deinen Namen oder auf den Eintrag „Konto verwalten“ unter deinem Namen.
3. Passe deine Daten an #
Du kannst jetzt folgende Angaben bearbeiten:
- Name
- Profilbild
- E-Mail-Adresse
- Rufnummer
(Hinweis: Wenn du deine WhatsApp-Nummer einträgst, ist diese für Projektteilnehmer sichtbar.)